Utleggstrekk – vanlige spørsmål fra arbeidsgivere

De fleste spørsmålene fra arbeidsgivere har samme svar: følg trekkpålegget, trekk på hver utbetaling, betal første virkedag etter lønn og la endringer komme fra namsmyndigheten. Her er detaljene for de vanligste situasjonene.

Som arbeidsgiver gjennomfører du utleggstrekket, men du bestemmer det ikke. Det korte svaret på nesten alle spørsmål er derfor: gjør det trekkpålegget sier, trekk på hver lønnsutbetaling det gjelder, betal beløpet første virkedag etter lønnsutbetalingen, og la all endring komme fra namsfogden eller Innkrevingsmyndigheten i Skatteetaten. Under finner du svarene på det som oftest skaper tvil i lønnsavdelingen – fra lønnssystemet til sluttoppgjøret. Selve pliktene og ansvaret er samlet i arbeidsgivers plikter ved utleggstrekk.

Lønnssystem og rapportering

Hvordan kommer trekkpålegget, og hvordan får jeg det inn i lønnssystemet?

Samordnede trekk etter nytt regelverk kommer som brev i Altinn til den juridiske enheten (overordnet organisasjonsnummer). Skatteetaten skriver at de også kan leses direkte inn i lønnssystemet hvis systemleverandøren har lagt til rette for det – og at virksomheten først må gi leverandøren fullmakt i Altinn. Er lønnssystemet ikke tilrettelagt, registrerer du pålegget manuelt. Trekk etter gammelt regelverk kommer som før, i Altinn eller i posten.

Hvilken kode skal jeg bruke i a-meldingen?

Samordnet trekk rapporteres som utleggstrekkSamordnet, med beløp (minustegn) og dato for trekket. Gamle trekk for skatt og avgift rapporteres som utleggstrekkSkatt. Øvrige trekk etter gammelt regelverk – for eksempel et trekk namsfogden har besluttet for en privat kreditor – rapporteres ikke i a-meldingen. «Sum utleggstrekk å betale» skal bare inneholde de to første typene. Følg alltid opplysningene i trekkpålegget, sier Skatteetaten.

Hvordan betaler jeg?

Samordnede trekk betales enkeltvis med en unik KID per ansatt, oppgitt i trekkpålegget. KID-en skal brukes så lenge trekket varer. Gamle skattetrekk betales som én samlesum med én KID for alle ansatte som er trukket på den aktuelle lønnsutbetalingen. Fristen er i begge tilfeller første virkedag etter lønnsutbetalingen. Andre gamle trekk betales slik pålegget sier – etter gammel § 7-22 som hovedregel til kreditoren når ikke annet er fastsatt.

Hva skjer hvis vi blander gamle og nye trekk?

Da stemmer ikke innbetalingen med a-meldingen, og Skatteetaten må rydde. Etaten advarer uttrykkelig mot å blande: trekkene skal på hver sin kode og til hver sin konto. Blir et trekk ikke betalt riktig, kan virksomheten bli ansvarlig for beløpet (innkrevingsloven § 31).

Beregning av trekket

Hva skal prosenttrekket regnes av?

For gamle skattetrekk beregnes prosenttrekket av bruttolønnen, det vil si samme grunnlag som forskuddstrekket. For samordnet trekk skal naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser holdes utenfor grunnlaget. Trekk aldri i en skattefri bilgodtgjørelse – Skatteetatens eget eksempel på feiltrekk er nettopp et prosenttrekk regnet av en trekkfri bilgodtgjørelse.

Skal det trekkes i feriepenger, bonus og overtid?

Trekk det pålegget viser, også i måneder med feriepenger eller halv skatt. Skatteetaten skriver at namsmyndighetene tar hensyn til ujevne utbetalinger i beregningen, og a-meldingsveiledningen sier rett ut at reglene om trekkfrihet én måned om sommeren og en halv måned før jul ikke gjelder for utleggstrekk. Om bonus og overtid skal være med i beregningsgrunnlaget, er namsmyndighetens vurdering: etter Skatteetatens retningslinje for trekk etter gammelt regelverk er bonus med, mens overtid bare bør tas med når den er noenlunde fast. For deg som arbeidsgiver betyr det at et prosenttrekk tas på hver utbetaling. Mer om ferie står i utleggstrekk, ferie og feriepenger.

Den ansatte ber oss trekke mer – eller mindre. Kan vi det?

Nei. Skatteetaten skriver at du ikke kan trekke mer enn pålegget selv om den ansatte ber om det. Du kan heller ikke sette trekket ned. Vil den ansatte endre trekket, må vedkommende be namsmyndigheten om regulering – se endre utleggstrekk. Inntil et nytt pålegg kommer, trekker du som før.

Den ansatte har flere arbeidsgivere. Hvem trekker?

Etter nytt regelverk får hver trekkpliktig sin egen trekkplikt (trekkforskriften § 1). Skatteetaten skriver at ansatte med flere arbeidsgivere normalt får prosenttrekk hos alle, men at en arbeidsgiver som står for en veldig liten del av samlet lønn kan være unntatt. Du trekker altså bare når du selv har fått pålegg.

Permisjon, sykdom og lønn som varierer

Hva gjør vi når den ansatte har permisjon uten lønn?

Er trekket et fast beløp og lønnen er for lav til å dekke det, trekker du så mye som mulig. Er det ingen lønnsutbetaling, blir det ikke noe trekk den måneden. Skatteetaten skriver at namsmyndighetene fanger opp måneder uten lønn gjennom a-meldingen, for eksempel i timelønnede arbeidsforhold. Trekket følger med andre ord lønnsutbetalingene.

Den ansatte er sykmeldt eller i foreldrepermisjon. Skal vi fortsatt trekke?

Betaler virksomheten lønn i perioden, trekker du etter pålegget som vanlig. Utbetaler Nav ytelsen direkte til den ansatte, er det Nav som utbetaler, og et trekk i ytelsen må pålegges den som betaler den ut – trekk kan tas i ytelser etter folketrygdloven (dekningsloven § 2-7 annet ledd bokstav e). Du trekker ikke i penger du ikke betaler ut. Se utleggstrekk i trygd, pensjon og Nav-ytelser.

Sluttoppgjør og ny jobb

Skal det trekkes i sluttoppgjøret?

Ja, trekkplikten gjelder så lenge du utbetaler lønn eller annen godtgjørelse som pålegget omfatter. Trekk etter pålegget i siste ordinære lønn og i sluttoppgjøret, også i et prosenttrekk av utbetalte feriepenger. Ved tvil om en bestemt utbetaling er omfattet, spør den som har utstedt pålegget før du kjører lønnen.

Hvem skal vi melde fra til når den ansatte slutter?

Etter nytt regelverk skal du underrette Innkrevingsmyndigheten når den ansatte ikke lenger har krav på lønn, men det er ikke nødvendig hvis sluttdatoen er rapportert i a-meldingen (innkrevingsloven § 30 fjerde ledd). Etter gammelt regelverk skal du underrette namsfogden og den som mottar trekket, og så vidt mulig opplyse om nytt arbeidssted og ny adresse (gammel § 7-22). Adressen til namsfogden står i pålegget og i oversikten over namsfogden i kommunene.

Vi har ansatt en person som hadde trekk hos forrige arbeidsgiver. Skal vi begynne å trekke?

Først når du får et trekkpålegg. Etter nytt regelverk skal ny arbeidsgiver pålegges trekkplikt, og namsmyndigheten skal vurdere om trekket bør reguleres (tvangsfullbyrdelsesloven § 7-22). Etter gammelt regelverk kan namsfogden pålegge ny arbeidsgiver trekkplikt for resten av trekkperioden når kreditoren ber om det (gammel § 7-23). Rapporter arbeidsforholdet riktig i a-meldingen fra første lønn. Unnlatt a-rapportering kan gi ansvar beregnet som om trekket hadde startet 14 dager etter oppstart med 20 prosent av trekkgrunnlaget (innkrevingsloven § 31 annet ledd).

Endring, stans og feil

Når slutter vi å trekke?

Et samordnet trekkpålegg har ingen sluttdato eller saldo. Du trekker til du får et nytt pålegg om endring eller stans. Et gammelt trekk har en trekkperiode – høyst to år fra beslutningen, med unntak for blant annet bøter, skatt og barnebidrag – og løper ut perioden eller til du får melding om å stanse. Får den ansatte et samordnet trekk, skal gamle trekk avsluttes, og gamle pålegg som ligger på vent, skal ikke settes i verk. Se hvor lenge et utleggstrekk varer og flere utleggstrekk samtidig.

Den ansatte sier gjelden er betalt. Kan vi stanse?

Nei, ikke uten nytt pålegg. Har den ansatte betalt kravet etter at lønnen er kjørt, skriver Skatteetaten at Innkrevingsmyndigheten sørger for å betale tilbake det som er trukket for mye – arbeidsgiveren trenger ikke gjøre noe. For gamle trekk må den ansatte eller kreditoren kontakte namsfogden.

Vi har trukket feil beløp. Hva nå?

Er feilen i inneværende termin, korrigerer du trekket og a-meldingen for den kalendermåneden som inneholder feilen. Har du trukket for mye, kan du betale differansen tilbake til den ansatte og rette a-meldingen, og virksomheten får da beløpet tilbake fra Skatteetaten. Gjelder feilen tidligere terminer, skal den avklares med Skatteetaten (kontaktskjema RF-1306, med referansen fra trekkpålegget). Har du trukket for lite, er hovedregelen i innkrevingsloven § 31 at virksomheten er ansvarlig for beløpet som skulle vært trukket, med mindre feilen ikke skyldes forsømmelse.

Hva kan vi fortelle den ansatte?

Etter nytt regelverk får du bare fødsels- eller d-nummer, beløp eller prosent og startdato. Du vet ikke hvem kreditorene er, og kan ikke svare på hva trekket gjelder. Den ansatte finner opplysningene i Altinn eller ved å logge inn på namsmyndighetenes sider. Trenger den ansatte hjelp med økonomien, kan du vise til Navs økonomi- og gjeldsveiledning på 55 55 33 39 eller kommunens gratis gjeldsrådgivning – et praktisk og verdig råd fra en arbeidsgiver.

Gjelder trekket en selvstendig næringsdrivende som fakturerer virksomheten, gjelder egne regler – blant annet et tak på 20 prosent av bruttogodtgjørelsen i nytt regelverk. Se utleggstrekk for næringsdrivende.